GoBD-konforme Belegarchivierung: Was Unternehmen wissen müssen

Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – klingen trocken. Aber Verstöße können bei einer Betriebsprüfung teuer werden. Dieser Artikel erklärt, was Sie konkret tun müssen.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das regelt, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen führen und aufbewahren müssen. Sie gelten für alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind oder freiwillig Bücher führen.

Seit 2015 (aktualisiert 2019) gelten die GoBD auch explizit für digitale Belege und elektronische Buchführungssysteme.

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick

1. Unveränderbarkeit

Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht spurlos gelöscht oder verändert werden. Korrekturen müssen als solche erkennbar sein.

2. Vollständigkeit

Alle steuerrelevanten Belege müssen erfasst werden – keine Ausnahmen.

3. Zeitgerechtheit

Buchungen müssen zeitnah erfasst werden. Als Faustregel gilt: Kassenbelege täglich, andere Belege innerhalb von 10 Tagen.

4. Ordnung

Belege müssen so archiviert werden, dass ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Betriebsprüfer) sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

5. Nachvollziehbarkeit

Jede Buchung muss auf einen Originalbeleg zurückführbar sein.

Aufbewahrungsfristen

Dokument	Frist
Buchungsbelege, Rechnungen	10 Jahre
Handelsbriefe, E-Mails mit Geschäftsbezug	6 Jahre
Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre
Lohnunterlagen	10 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Dürfen Papierbelege vernichtet werden?

Ja – aber nur unter bestimmten Bedingungen. Das sogenannte „ersetzende Scannen" erlaubt es, Papierbelege nach dem Scannen zu vernichten, wenn:

• Das Scan-Ergebnis bildlich mit dem Original übereinstimmt
• Der Scan unveränderbar gespeichert wird
• Eine Verfahrensdokumentation vorliegt

Wichtig: Nicht alle Dokumente dürfen ersetzt werden. Notarielle Urkunden, Wechsel und bestimmte Zollpapiere müssen im Original aufbewahrt werden.

Digitale Belege: Was gilt?

E-Rechnungen, digitale Quittungen und elektronische Kontoauszüge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Eine PDF-Kopie einer E-Mail-Rechnung reicht nicht – die Original-E-Mail muss archiviert werden.

Typische Fehler:

• Rechnungen nur als Screenshot speichern
• E-Mails nach dem Ausdrucken löschen
• Belege in nicht revisionssicheren Systemen (z. B. normalen Ordnern auf dem Desktop) ablegen

GoBD-konforme Archivierung in der Praxis

Ein GoBD-konformes System erfüllt folgende Kriterien:

Technisch:

• Revisionssichere Speicherung (keine nachträgliche Änderung möglich)
• Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
• Backup und Wiederherstellbarkeit

Organisatorisch:

• Verfahrensdokumentation (schriftliche Beschreibung des Archivierungsprozesses)
• Zugriffsrechte und Berechtigungskonzept
• Regelmäßige Überprüfung der Archivintegrität

Was passiert bei Verstößen?

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt bei GoBD-Verstößen:

• Die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen
• Hinzuschätzungen vornehmen (d. h. Einnahmen schätzen, die Sie nicht nachweisen können)
• Bußgelder verhängen

Im schlimmsten Fall kann eine fehlerhafte Buchführung als Steuerhinterziehung gewertet werden.

Wie Digitally Done Ihnen hilft

Wir richten für Sie einen vollständig GoBD-konformen digitalen Belegeingang ein:

• Automatische Erfassung und Kategorisierung Ihrer Belege
• Revisionssichere Archivierung in zertifizierten Systemen
• Verfahrensdokumentation inklusive
• Regelmäßige Compliance-Checks

Sie müssen sich um nichts kümmern – wir stellen sicher, dass Ihre Buchführung bei einer Betriebsprüfung standhält.

Fazit

GoBD-Konformität ist keine Kür, sondern Pflicht. Die gute Nachricht: Mit den richtigen digitalen Prozessen ist der Aufwand minimal. Wer von Anfang an auf revisionssichere Systeme setzt, spart sich im Ernstfall viel Ärger.

Haben Sie Fragen zu Ihrer aktuellen Archivierungslösung? Sprechen Sie uns an – wir prüfen kostenlos, ob Ihre Prozesse GoBD-konform sind.