FAQ – Häufige Fragen | Digitally Done

Question 1

Welche Unterlagen werden für die Ersteinrichtung benötigt?

Accepted Answer

Für den Start benötigen wir: Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag (bei GmbH/UG), die letzten Steuerbescheide, Ihre Kontodaten sowie – bei einem Wechsel vom Vorgänger – eine Übernahme-Saldenliste. Wir senden Ihnen nach dem Erstgespräch eine vollständige Checkliste zu, damit nichts vergessen wird.

Question 2

Wie läuft der Wechsel vom bisherigen Steuerberater oder Buchhalter ab?

Accepted Answer

Wir übernehmen die komplette Mandatsübertragung für Sie. Das bedeutet: Wir fordern die Unterlagen beim Vorgänger an, klären offene Salden, übernehmen vorhandene Daten in unser System und beantragen alle notwendigen Vollmachten. Sie müssen sich um nichts kümmern – außer uns die Erlaubnis zur Kontaktaufnahme zu geben.

Question 3

Welche Zugänge und Vollmachten braucht ihr?

Accepted Answer

Wir benötigen eine ELSTER-Vollmacht (für die Kommunikation mit dem Finanzamt), Zugang zu Ihren Kontoauszügen (z. B. über einen Bankexport oder Read-Only-Zugang) sowie ggf. Zugang zu Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware. Alle Vollmachten werden digital und DSGVO-konform abgewickelt.

Question 4

Wie lange dauert das Onboarding typischerweise?

Accepted Answer

Bei vollständigen Unterlagen ist das Onboarding in der Regel innerhalb von 5–10 Werktagen abgeschlossen. Bei einem Wechsel mitten im Geschäftsjahr kann es etwas länger dauern, da wir die Vorjahreswerte sauber übernehmen müssen. Wir halten Sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden.

Question 5

Welche Software oder App muss ich installieren, um Belege einzureichen?

Accepted Answer

Das hängt von Ihrem gewählten Paket ab. In der Regel nutzen wir eine Scan-App (z. B. über Ihr Smartphone), ein Upload-Portal oder eine direkte E-Mail-Adresse für Belege. Wir richten alles ein und erklären Ihnen den Prozess Schritt für Schritt – technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Question 6

Welche Belege werden monatlich benötigt?

Accepted Answer

Wir benötigen monatlich: alle Ausgangsrechnungen (was Sie in Rechnung gestellt haben), alle Eingangsrechnungen (was Sie bezahlt haben), vollständige Kontoauszüge sowie – falls vorhanden – Kassenbuch oder Z-Bons. Je nach Branche können weitere Unterlagen hinzukommen, z. B. Reisekostenabrechnungen oder Bewirtungsbelege.

Question 7

Bis wann im Monat müssen Unterlagen eingereicht werden?

Accepted Answer

Für eine pünktliche Umsatzsteuervoranmeldung (Abgabe bis zum 10. des Folgemonats) benötigen wir Ihre Unterlagen spätestens bis zum 5. des Folgemonats. Wir erinnern Sie rechtzeitig per E-Mail, falls noch Belege fehlen.

Question 8

Wie reiche ich Belege digital ein?

Accepted Answer

Sie können Belege auf drei Wegen einreichen: per Scan-App (Foto mit dem Smartphone), per Upload in unser Portal oder per E-Mail an Ihre persönliche Belegadresse. Wir empfehlen die Scan-App, da sie automatisch Datum, Betrag und Lieferant erkennt und den Prozess für beide Seiten beschleunigt.

Question 9

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt oder unklar ist?

Accepted Answer

Wir melden uns direkt bei Ihnen – per E-Mail oder kurzer Nachricht – und beschreiben genau, was fehlt oder unklar ist. Wir buchen keine Positionen auf Verdacht, sondern klären lieber kurz nach. So bleibt Ihre Buchhaltung sauber und nachvollziehbar.

Question 10

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung – muss ich selbst etwas tun?

Accepted Answer

Ja. Mit einem klick in Ihrem Agenda Unternehmensportal. Diesen klick dürfen nur Sie oder ein Steuerberater machen. Wir halten uns an die gesetzlichen Regelungen des §6 Nr.3 und 4 StBerG.

Question 11

Welche Auswertungen bekomme ich und wie oft?

Accepted Answer

Sie erhalten monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sowie eine Summen- und Saldenliste. Auf Wunsch erstellen wir auch Liquiditätsübersichten oder individuelle Auswertungen. Alle Berichte werden digital in Ihrem Portal bereitgestellt.

Question 12

Welche Unterlagen werden für einen neuen Mitarbeiter benötigt?

Accepted Answer

Für die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters benötigen wir: ausgefüllten Personalfragebogen, Sozialversicherungsausweis, Steuer-ID, aktuelle Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sowie ggf. einen Schwerbehindertenausweis. Bei Minijobbern zusätzlich die Angabe zur Hauptbeschäftigung. Wir stellen Ihnen einen fertigen Personalfragebogen zur Verfügung.

Question 13

Welche laufenden Informationen braucht ihr jeden Monat?

Accepted Answer

Monatlich benötigen wir: Stundenzettel oder Arbeitszeitnachweise, Krankmeldungen (AU-Bescheinigungen), genommene Urlaubstage, Vorschüsse oder Sonderzahlungen sowie Änderungen bei Gehalt, Arbeitszeit oder persönlichen Daten. Je früher Sie uns diese Infos übermitteln, desto reibungsloser läuft die Abrechnung.

Question 14

Wie werden Minijobber, Werkstudenten und Praktikanten abgerechnet?

Accepted Answer

Ja, es gibt Unterschiede: Minijobber werden über die Minijob-Zentrale angemeldet und haben pauschale Abgaben. Werkstudenten sind in der Kranken- und Pflegeversicherung befreit, zahlen aber Rentenversicherung. Praktikanten sind je nach Art des Praktikums (Pflicht- oder freiwillig) unterschiedlich zu behandeln. Wir klären den Status gemeinsam mit Ihnen und übernehmen die korrekte Abrechnung.

Question 15

Bis wann müssen Änderungen gemeldet sein?

Accepted Answer

Änderungen sollten uns spätestens bis zum 20. des laufenden Monats vorliegen, damit sie in die Abrechnung des gleichen Monats einfließen können. Spätere Meldungen werden im Folgemonat berücksichtigt und ggf. rückwirkend korrigiert.

Question 16

Wie erhalten Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung?

Accepted Answer

Lohnabrechnungen werden standardmäßig als PDF digital bereitgestellt – entweder per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal. Auf Wunsch ist auch ein Papierausdruck möglich. Die Bereitstellung erfolgt immer vor dem jeweiligen Zahltag.

Question 17

Was passiert bei Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit?

Accepted Answer

Bei Krankheit Tag beantragen wir die AAG Erstattung bei der Krankenkasse (U1-Verfahren). Bei Mutterschutz und Elternzeit übernehmen wir die Meldungen an Krankenkasse und Arbeitgeber sowie die Beantragung des Mutterschaftsgeldes. Wir informieren Sie proaktiv über alle Fristen und benötigten Unterlagen.

Question 18

Wie setzen sich die Preise zusammen?

Accepted Answer

Unsere Preise richten sich nach Ihrem tatsächlichen Aufwand: Anzahl der monatlichen Belege, Anzahl der Mitarbeiter in der Lohnabrechnung und gewünschtem Leistungsumfang. Wir bieten sowohl Pauschalpreise als auch belegbasierte Abrechnung an. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot ohne versteckte Kosten.

Question 19

Gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist?

Accepted Answer

Unsere Verträge haben eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten und sind danach monatlich kündbar. Wir setzen auf Qualität statt Kundenbindung durch Vertragsfallen – wenn Sie nicht zufrieden sind, sollen Sie gehen können.

Question 20

Was kostet die Ersteinrichtung oder Migration?

Accepted Answer

Die Ersteinrichtung ist in den meisten Paketen inklusive. Bei einer aufwendigen Datenmigration (z. B. mehrere Jahre rückwirkend oder komplexe Vorjahreswerte) kann ein einmaliger Einrichtungsaufwand anfallen, den wir Ihnen vorab transparent kommunizieren.

Question 21

Gibt es versteckte Zusatzkosten?

Accepted Answer

Nein. Was im Angebot steht, ist der Preis. Zusatzleistungen wie Jahresabschluss, Steuererklärung oder individuelle Sonderauswertungen werden separat angeboten und vorab besprochen – niemals still abgerechnet.

Question 22

Welche Software nutzt ihr und muss ich selbst etwas kaufen?

Accepted Answer

Wir arbeiten je nach Anforderung mit DATEV, Agenda oder Lexoffice. In der Regel müssen Sie keine eigene Lizenz kaufen – die Softwarekosten sind in unserem Paket enthalten. Wenn Sie bereits eine eigene Lizenz haben, können wir diese in vielen Fällen weiternutzen.

Question 23

Wie funktioniert die Beleg-App oder das Kassenbuch Online?

Accepted Answer

Die Beleg-App ermöglicht es Ihnen, Rechnungen und Quittungen direkt mit dem Smartphone zu fotografieren. Die App erkennt automatisch Datum, Betrag und Lieferant und überträgt die Daten in unser System. Das Kassenbuch Online funktioniert ähnlich – Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben direkt digital, ohne Papier.

Question 24

Was ist, wenn ich lieber Papierbelege einreiche?

Accepted Answer

Das ist nicht möglich. Wir helfen Ihnen aber bei der Digitalisierung von Belegen und abläufen.

Question 25

Wie sicher ist die Datenübertragung?

Accepted Answer

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS/SSL). Unsere Server stehen in der EU und unterliegen der DSGVO. Wir arbeiten ausschließlich mit zertifizierten Cloud-Anbietern und schließen mit allen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ab.

Question 26

Übernehmt ihr auch die Steuererklärung und den Jahresabschluss?

Accepted Answer

Die laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung übernehmen wir vollständig. Für Jahresabschluss und Steuererklärung arbeiten wir eng mit einem Steuerberater zusammen, den wir Ihnen vermitteln können. So haben Sie alles aus einer Hand, ohne selbst koordinieren zu müssen.

Question 27

Arbeitet ihr mit einem Steuerberater zusammen oder ersetzt ihr diesen?

Accepted Answer

Wir ersetzen den Steuerberater nicht – wir ergänzen ihn. Buchhaltung und Lohnabrechnung sind handwerkliche, prozessuale Aufgaben, die wir effizienter und günstiger erledigen als ein klassisches Steuerbüro. Der Steuerberater konzentriert sich auf Beratung, Jahresabschluss und Steuererklärung. Diese Arbeitsteilung spart Ihnen Geld und Zeit.

Question 28

Was ist bei der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) zu beachten?

Accepted Answer

Als Kleinunternehmer stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Allerdings können Sie auch keine Vorsteuer geltend machen. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob die Kleinunternehmerregelung für Ihr Geschäftsmodell sinnvoll ist, und passen die Buchhaltung entsprechend an.

Question 29

Wie geht ihr mit Mahnungen, Pfändungen oder Behördenschreiben um?

Accepted Answer

Wir sichten und kategorisieren eingehende Behördenschreiben für Sie und leiten sie an den zuständigen Steuerberater weiter. Bei Mahnungen vom Finanzamt (z. B. wegen verspäteter Voranmeldung) reagieren wir sofort. Pfändungen und rechtliche Schritte koordinieren wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.

Question 30

Welche Unterlagen brauche ich für eine Firmengründung in Deutschland oder Bulgarien?

Accepted Answer

In Deutschland benötigen Sie für eine GmbH: Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Nachweis der Stammeinlage sowie einen Notar. Für eine UG reicht ein Musterprotokoll. In Bulgarien (EOOD) benötigen Sie: Gesellschaftsvertrag, Musterzeichnung, Nachweis des Stammkapitals (2 BGN) und eine bulgarische Adresse. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess und koordinieren alle Beteiligten.

Question 31

Was sind die Unterschiede bei Buchhaltungspflichten zwischen Deutschland und Bulgarien?

Accepted Answer

In Deutschland gilt die doppelte Buchführungspflicht ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen; kleinere Unternehmen können eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. In Bulgarien gilt grundsätzlich die doppelte Buchführung für alle Kapitalgesellschaften. Die Umsatzsteuer-Schwelle für die Pflichtregistrierung liegt in Bulgarien bei 100.000 BGN (ca. 51.000 €). Wir kennen beide Systeme aus eigener Erfahrung.

Question 32

Begleitet ihr auch die Kommunikation mit Ämtern und Behörden?

Accepted Answer

Ja. Wir übernehmen die Kommunikation mit Finanzamt, Gewerbeamt, Sozialversicherungsträgern und – in Bulgarien – mit der Nationalen Steuerbehörde (НАП) und dem Handelsregister. Sie müssen sich nicht durch Formulare und Behördensprache kämpfen.

Question 33

Welche laufenden Meldepflichten gibt es nach der Gründung?

Accepted Answer

Nach der Gründung fallen je nach Rechtsform und Land verschiedene Meldepflichten an: monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen, jährliche Steuererklärungen, Jahresabschluss-Veröffentlichung (bei GmbH/EOOD), Lohnmeldungen an Sozialversicherungsträger sowie ggf. statistische Meldungen. Wir behalten alle Fristen im Blick.

Question 34

Wie geht ihr mit sensiblen Mandanten- und Mitarbeiterdaten um?

Accepted Answer

Wir behandeln alle Daten streng vertraulich und nach den Vorgaben der DSGVO sowie des bulgarischen Datenschutzgesetzes (ЗЗЛД). Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich die Mitarbeiter, die direkt an Ihrem Mandat arbeiten. Alle Zugänge sind passwortgeschützt und mit Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.

Question 35

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Wir nutzen keine US-amerikanischen Cloud-Dienste ohne angemessenes Datenschutzniveau. Backups werden täglich erstellt und verschlüsselt gespeichert.

Question 36

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Accepted Answer

Ja, selbstverständlich. Wir schließen mit jedem Mandanten einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab. Dieser regelt genau, welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und mit welchen Schutzmaßnahmen. Den AVV erhalten Sie vor Beginn der Zusammenarbeit.

Question 37

Wer ist mein fester Ansprechpartner?

Accepted Answer

Jeder Mandant hat einen festen Ansprechpartner bei Digitally Done. Sie kommunizieren nicht mit wechselnden Sachbearbeitern, sondern mit einer Person, die Ihr Unternehmen kennt. Bei Urlaub oder Krankheit gibt es eine definierte Vertretung, die ebenfalls über Ihr Mandat informiert ist.

Question 38

Über welche Kanäle kann ich Fragen stellen?

Accepted Answer

Sie erreichen uns per E-Mail, Telefon und – auf Wunsch – per Messenger (z. B. WhatsApp oder Signal). Für komplexere Themen bieten wir kurze Video-Calls an. Wir passen uns Ihren Kommunikationspräferenzen an.

Question 39

Wie schnell bekomme ich Antworten auf Rückfragen?

Accepted Answer

Unser Ziel ist eine Antwortzeit von maximal 24 Stunden an Werktagen. Bei dringenden Fragen (z. B. Fristthemen) reagieren wir in der Regel innerhalb weniger Stunden. Sie werden nie tagelang auf eine Antwort warten.

Question 40

Was mache ich im Urlaub oder Krankheitsfall, wenn Fristen anstehen?

Accepted Answer

Gar nichts – das ist unser Job. Wir behalten alle steuerlichen und buchhalterischen Fristen im Blick, unabhängig davon, ob Sie erreichbar sind. Informieren Sie uns einfach vorab über Ihren Urlaub, damit wir wissen, dass wir Sie nicht kontaktieren sollen. Fristen werden wir trotzdem einhalten.

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